POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la normativa vigente en Colombia
Responsable: Consilium Lawyers S.A.S.
NIT:
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: 57 3102400108
1. INTRODUCCIÓN Y MARCO LEGAL
Consilium Lawyers S.A.S. (en adelante «Consilium Lawyers» o el «Responsable») es una firma de abogados constituida y domiciliada en Colombia que presta servicios de asesoría y consultoría jurídica empresarial, con especial énfasis en el acompañamiento a Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (Mipymes).
En el desarrollo de sus actividades, Consilium Lawyers recopila, almacena, usa, circula y suprime datos personales de personas naturales que actúan en calidad de contactos de organizaciones clientes o potenciales clientes, destinatarios de contenidos de valor (lead magnets, guías, boletines) y cualquier otro titular que interactúe con la firma a través de canales digitales o presenciales.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la «Política») fue elaborada en cumplimiento de:
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 – Protección de Datos Personales.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25).
• Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Demás instrucciones y guías emitidas por la SIC en materia de protección de datos.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y TITULARES
Esta Política aplica a todos los datos personales que Consilium Lawyers trate como Responsable del tratamiento. Los titulares cuyos datos pueden ser objeto de tratamiento incluyen, sin limitarse a:
• Representantes legales, socios, directivos, funcionarios y empleados de organizaciones clientes o potenciales clientes.
• Personas naturales que descarguen guías, manuales u otros lead magnets publicados por Consilium Lawyers en cualquiera de sus canales de comunicación, incluidos redes sociales, sitios web, correos electrónicos o similares.
• Personas que se suscriban a boletines, listas de correo electrónico u otras comunicaciones digitales de la firma.
• Personas que se pongan en contacto con Consilium Lawyers a través de formularios web, correo electrónico, redes sociales u otros canales.
• Personas que participen en webinars, talleres, eventos o actividades organizadas por la firma.
Esta Política no aplica a datos de personas jurídicas ni a datos que hayan sido debidamente anonimizados de tal forma que el titular no pueda ser identificado o identificable.
3. DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política, se adoptan las definiciones establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible, como los datos relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante.
Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos sobre origen racial, convicciones políticas, religiosas, filosóficas, datos de salud, vida sexual o datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En este caso, Consilium Lawyers S.A.S.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: El envío de datos personales a un receptor que actúa como Responsable.
Transmisión: Comunicación de datos personales a un Encargado, dentro o fuera del territorio nacional.
4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO
Consilium Lawyers fundamenta el tratamiento de datos personales en los siguientes principios contemplados en la Ley 1581 de 2012:
• Legalidad: El tratamiento se realiza conforme a las disposiciones legales vigentes.
• Finalidad: El tratamiento obedece a finalidades legítimas, definidas con claridad y comunicadas al Titular.
• Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Transparencia: El Titular tendrá en todo momento el derecho de obtener información sobre los datos que le conciernen.
• Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos y las disposiciones legales.
• Seguridad: La información se manejará con medidas técnicas, humanas y administrativas que otorguen seguridad a los registros, evitando adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a guardar reserva sobre los datos, incluso después de finalizada su relación con Consilium Lawyers.
5. DATOS PERSONALES QUE SE RECOPILAN
Dependiendo del canal de contacto y la relación establecida, Consilium Lawyers puede recopilar las siguientes categorías de datos:
5.1 Datos de identificación
• Nombre y apellidos.
• Tipo y número de documento de identificación.
• Cargo o rol en la organización.
• Nombre o razón social de la empresa u organización a la que pertenece.
5.2 Datos de contacto
• Correo electrónico corporativo o personal.
• Número de teléfono o celular.
• Ciudad y país de residencia o de la organización.
5.3 Datos de interacción digital
• Dirección IP del dispositivo.
• Tipo de dispositivo y navegador utilizado.
• Fecha y hora de descarga o interacción con los contenidos.
• Páginas visitadas dentro del sitio web de Consilium Lawyers.
• Preferencias e intereses manifestados a través del comportamiento digital (cookies y tecnologías similares).
5.4 Datos profesionales y comerciales
• Sector económico de la empresa.
• Número aproximado de empleados.
• Necesidades o consultas jurídicas expresadas por el Titular.
Consilium Lawyers no recopila de manera intencional datos sensibles a través de sus formularios y canales digitales. En caso de que el Titular suministre voluntariamente datos de esta naturaleza, se tratarán con las garantías especiales previstas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Consilium Lawyers trata los datos personales de los Titulares para las siguientes finalidades:
6.1 Finalidades principales
• Enviar materiales de valor (lead magnets) u otros recursos digitales solicitados por el Titular.
• Gestionar el registro y participación en webinars, talleres y eventos organizados por Consilium Lawyers.
• Enviar comunicaciones comerciales, informativas y de interés jurídico, incluyendo boletines, alertas normativas y novedades de la firma, previa obtención del consentimiento.
• Realizar contacto inicial y seguimiento con organizaciones o personas interesadas en los servicios de asesoría jurídica de Consilium Lawyers.
• Gestionar la relación contractual con clientes, incluyendo el suministro de servicios jurídicos contratados.
6.2 Finalidades secundarias
• Mejorar los contenidos, productos y servicios de la firma mediante el análisis de métricas de uso.
• Realizar estudios internos sobre hábitos, preferencias y necesidades de los Titulares con fines estadísticos.
• Cumplir con obligaciones legales, contables y tributarias aplicables a Consilium Lawyers.
• Prevenir, detectar e investigar actividades fraudulentas o contrarias a la ley.
• Gestionar solicitudes, quejas, consultas o peticiones elevadas por los Titulares.
7. MECANISMOS DE OBTENCIÓN DE AUTORIZACIÓN
De conformidad con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo en los casos exceptuados por el artículo 10 de la misma ley.
Consilium Lawyers obtiene dicha autorización a través de los siguientes mecanismos:
• Marcación de casilla de verificación (checkbox) en los formularios de descarga de contenidos o suscripción, con un vínculo visible hacia la presente Política.
• Firma de autorización en contratos de prestación de servicios jurídicos.
• Mensaje de correo electrónico enviado al Titular con la solicitud de confirmación expresa del tratamiento (double opt-in).
• Manifestación verbal documentada, cuando la recolección de datos se realice de manera presencial o telefónica.
La autorización se conservará en los registros de Consilium Lawyers durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables.
El Titular podrá revocar su autorización en cualquier momento, sin que ello tenga efectos retroactivos. La revocatoria no procederá cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
8. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento o los Encargados.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS
9.1 Canal de atención
El Titular o quien acredite un interés legítimo podrá ejercer sus derechos enviando una comunicación escrita a:
• Correo electrónico: [email protected]
• Dirección física: Carrera 11 No. 86-32 Of. 301 Bogotá D.C., Colombia.
• Asunto: «Solicitud de Derechos – Protección de Datos Personales»
9.2 Consultas
Las consultas del Titular serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular antes del vencimiento del término, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9.3 Reclamos
Cuando el Titular considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo. El reclamo deberá contener: (i) nombre completo e identificación del Titular; (ii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) la solicitud concreta; y (iv) documentos que soportan el reclamo, si los hubiere.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del término respectivo, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS
Consilium Lawyers podrá compartir datos personales con terceros únicamente cuando medie autorización del Titular o cuando se configure alguno de los supuestos de excepción previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Los terceros con quienes se pueden compartir datos incluyen:
• Proveedores de servicios tecnológicos (plataformas de envío de correo electrónico, CRM, almacenamiento en la nube) que actúan como Encargados del tratamiento.
• Entidades públicas o autoridades competentes que lo requieran en el marco de una obligación legal o requerimiento judicial.
• Aliados estratégicos o co-organizadores de eventos, previa obtención de autorización del Titular.
En los contratos celebrados con los Encargados del tratamiento se incluirán cláusulas que garanticen la reserva y confidencialidad de los datos, así como el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la Ley 1581 de 2012.
Cuando los datos deban ser transferidos a terceros ubicados fuera del territorio colombiano, Consilium Lawyers verificará que el país receptor cuente con niveles adecuados de protección de datos o, en su defecto, obtendrá la autorización expresa del Titular, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
11. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Consilium Lawyers implementa medidas técnicas, administrativas y físicas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción accidental o ilícita. Entre las medidas adoptadas se encuentran:
• Control de acceso a los sistemas de información mediante credenciales seguras y autenticación de múltiples factores.
• Cifrado de las comunicaciones y almacenamiento de datos mediante protocolos de seguridad reconocidos.
• Acuerdos de confidencialidad suscritos por el personal interno y externo que accede a datos personales.
• Políticas internas de seguridad de la información periódicamente revisadas y actualizadas.
• Procedimientos de gestión de incidentes de seguridad que incluyen la notificación a la SIC y a los Titulares cuando corresponda.
12. TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS
Los datos personales serán conservados por el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recopilados y para satisfacer las obligaciones legales, contables, fiscales y contractuales de Consilium Lawyers. Como referencia general:
• Datos de contacto con fines de marketing: hasta que el Titular revoque su autorización o solicite la supresión.
• Datos de clientes activos: durante la vigencia del contrato de prestación de servicios y hasta por diez (10) años adicionales, conforme a los términos de prescripción aplicables.
• Datos de prospectos o leads no convertidos: hasta por tres (3) años desde la última interacción, o hasta que el Titular solicite la supresión.
• Datos requeridos por obligaciones legales tributarias o contables: durante los plazos exigidos por la normativa aplicable (mínimo diez años).
Vencidos los plazos anteriores, los datos serán suprimidos o anonimizados de manera segura.
13. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
El sitio web de Consilium Lawyers puede utilizar cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario, analizar el tráfico y personalizar los contenidos. Las cookies empleadas pueden ser de las siguientes categorías:
• Cookies técnicas o estrictamente necesarias: esenciales para el funcionamiento del sitio.
• Cookies analíticas: permiten medir la audiencia y analizar el comportamiento de los usuarios (p. ej., Google Analytics).
• Cookies de personalización: recuerdan las preferencias del usuario.
• Cookies de marketing: facilitan la publicidad personalizada y el seguimiento de campañas.
El usuario puede gestionar o deshabilitar las cookies desde la configuración de su navegador. La desactivación de algunas cookies puede afectar la funcionalidad del sitio. Para más información, Consilium Lawyers pondrá a disposición del usuario un aviso de cookies en su plataforma digital.
14. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
En razón de la naturaleza de los servicios de Consilium Lawyers, la firma no dirige sus actividades de recolección de datos a menores de edad. En el evento en que de forma excepcional sea necesario tratar datos de menores de 18 años, se dará estricto cumplimiento al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, garantizando el interés superior del menor y la autorización de sus representantes legales.
15. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
Consilium Lawyers se reserva el derecho de modificar, actualizar o ajustar la presente Política en cualquier momento, con el propósito de adecuarla a cambios normativos, jurisprudenciales o en las prácticas de la firma. Cualquier modificación relevante será comunicada a los Titulares a través del sitio web de Consilium Lawyers o mediante correo electrónico, con al menos diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.
La versión vigente de la Política estará siempre disponible en el sitio web de Consilium Lawyers y en su canal de comunicaciones digitales.
16. CONTACTO Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Para cualquier inquietud, solicitud o ejercicio de derechos relacionados con el tratamiento de datos personales, el Titular puede comunicarse con: Entidad Consilium Lawyers S.A.S.
Área responsable
Dirección Comercial
Correo electrónico
[email protected]
Teléfono
57 3102400108
Dirección
Carrera 11 No. 86 – 32
Horario de atención
Lunes a viernes, 8:00 a.m. – 5:00 p.m. (hora Colombia)
Consilium Lawyers S.A.S. · Bogotá D.C., Colombia · Versión 1.0 · 2025
Este documento fue elaborado conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.
Versión 1.0 – Bogotá D.C., 2026_ Página Versión 1.0 – Bogotá D.C., 2025